Politique de confidentialité

Merci de visiter le site Web de la Coopérative d’entretien ménager et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité conforme à la Loi 25.

En naviguant sur notre site Web ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant.

La présente politique de confidentialité est composée des éléments suivants :

1. Objectifs de la politique de confidentialité,

2. Application,

3. Entrée en vigueur,

4. Modalités de recueil du consentement,

5. Objectifs de la collecte de données,

6. Finalités de traitements des données,

7. Renseignements personnels collectés et mesures de sécurité en place,

8. Les procédés de traitements utilisés,

9. Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels,

10. Partage et raisons du partage des renseignements personnels à des tiers,

11. Utilisation de témoins et technologies similaires,

12. Conservation des renseignements personnels.

1. Objectifs de la politique de confidentialité :

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

Afin d’assurer cette protection, la Coopérative d’entretien ménager s’engage à ne collecter, traiter et partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi 25, auquel cas votre consentement ne sera pas nécessaire.

2. Application :

La politique s’applique à l’ensemble des documents et des dossiers que possède la Coopérative, ainsi qu’à l’ensemble des renseignements personnels recueillis, détenus, utilisés et communiqués par la Coopérative d’entretien ménager du Bas-Richelieu.

Les personnes suivantes sont assujetties à la politique :

• Toute personne à qui la Coopérative donne accès à des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

• Employés de bureau et préposé d'aide à domicile.

Tous les renseignements personnels déposés dans nos systèmes informatiques sont sécurisés. Ils ne sont accessibles qu'à nos employés dûment autorisés à les consulter, pour qui la connaissance de ces renseignements est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.
Sous la supervision du conseil d'administration, la Direction générale et la personne responsable de la protection des renseignements personnels sont conjointement chargés d'appliquer la Politique de confidentialité conformément aux lois en vigueur.

3. Entrée en vigueur

La présente Politique s’applique à partir du 18 septembre 2024.

La présente Politique remplace la Politique sur la protection de la vie privée en date du 18 septembre 2024

4. Les modalités de recueil du consentement

Nous nous engageons à recueillir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.

Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie téléphonique, électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

5. Objectifs de la collecte de données

Les informations collectées le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente politique de confidentialité.

Voici certaines raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :

• Pour protéger la vie privée de nos utilisateurs. Les données récoltées nous permettent de vérifier l’identité et de protéger la vie privée des personnes qui communiquent avec nous par téléphone, par voie électronique ou autrement.

• Coopérative d'entretien ménager, ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels.

• Document : information consignée en format papier ou numérique produite ou reçue dans le cadre de toutes les activités de la Coopérative et susceptible d'être utilisée pour consultation, étude ou preuve.

• Document actif : document susceptible d’être utilisé fréquemment dans les activités de gestion de la Coopérative.

• Document inactif : document qui, normalement, n’est plus utilisé dans les activités de gestion mais qui selon leur importance ou leur intérêt ou selon la loi, seront conservés de façon de permanente ou détruits.

• Dossier : ensemble de documents se rapportant à un utilisateur de services.

• Plan méthodes d’identification de classification : outil dans lequel sont établies, dans un ordre logique, de conservation et de destruction, les dossiers et documents en vue des activités de la coopérative (obligations légales)

• Politique de confidentialité. Les rôles et les responsabilités des intervenants dans la gestion documentaire et la protection des renseignements personnels.

6. Renseignements personnels collectés

La Coopérative d’entretien ménager peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, comme décrit dans la présente Politique, ou lorsque permis ou requis par la loi.

Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et la coopérative d’entretien ménager. C’est pourquoi nous devons en priorité vous informer de la nature des renseignements personnels que nous utilisons.

Nom et coordonnées. Nom, prénom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous.

Autres données recueillis clientèles. Signature, date de naissance, numéro d’assurance maladie.

Données de paiement clientèle. Données nécessaires au traitement de vos paiements.

• Autres données. Remplir des formulaires pour nos programmes

• Faire une demande concernant votre dossier, nos services

7. Les finalités de traitement des données et mesure de sécurité en place :

Sécurité. Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. De plus, des formations sur la sécurité de l’information, protection des renseignements personnels et l’éthique leur sont offertes.

Justificatifs d’identité de sécurité. Tous nos systèmes informatiques sont protégés par des code de sécurité et autre système de sécurité. Elles assurent la confidentialité et l’intégrité des données échangées entre votre équipement informatique et nos serveurs. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

Sondages et communications promotionnelles. Nous utilisons les données que nous recueillons pour fournir des sondages sur la qualité des services et communications promotionnelles. Vous pouvez, répondre à des sondages et choisir de recevoir ou non des communications promotionnelles de Coopérative d’entretien ménager par courrier électronique, SMS, courrier postal et téléphone.

Transactions commerciales. Nous utilisons des données pour traiter vos transactions avec nous. Par exemple, nous traitons des informations de paiement avec nos fournisseurs et nos clients

8. Les procédés de traitement utilisés

La Coopérative d’entretien ménager accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et standards de l’industrie, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit à la présente politique ou dans un avis spécifique à cet effet. Néanmoins, la sauvegarde absolue de ces derniers est impossible compte tenu des limites de sécurité inhérentes à une transmission via Internet. Les renseignements qui nous sont transmis le sont donc ultimement aux risques et périls de l’utilisateur.

9. Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels

La Coopérative d’entretien ménager s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.

Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente Politique.

Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité.

Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d'une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.

Si votre demande concerne des données apparaissant sur des pages web ou des plateformes de tierces parties, veuillez contacter directement ces tierces parties.

10. Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à la Coopérative d’entretien ménager, à l'exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente politique et dans les limites de celle-ci, ainsi que dans les cas suivants :

• Avec votre consentement.

• Pour des raisons juridiques : Nous transmettons des renseignements personnels en dehors de notre entreprise si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur du PAFSAD et la RAMQ

11. Témoins et technologies similaires

La Coopérative d’entretien ménager peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains éléments d'information transmis par le serveur au navigateur lors d'une visite du site Internet et qui permettent d'identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.

Veuillez noter que notre site web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties notamment les données issues de Facebook et X. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site web, la Coopérative d’entretien ménager n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

12. Conservation des renseignements personnels

La Coopérative d’entretien ménager garde les données collectées pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos services. Durant la période de conservation, La Coopérative d’entretien ménager prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels.

Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes de temps prolongées.

Autres informations :

Modifications des présentes règles :

Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées en vue de les consulter.

Personne en charge de la conformité :

Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de veiller au respect de cette politique de confidentialité :

La Direction générale

Coopérative d’entretien ménager du Bas-Richelieu

105, rue du Prince, Sorel-Tracy, J3P 4J9

Téléphone : 450-743-9181

Télécopieur. : 450-743-3306

Courriel : coopentretiensem@videotron.ca